La société Service et Gestion, dont le siège social est sis à 4053 Embourg, rue Joseph Deflandre 141 et inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro BE 0415.716.363, accorde une grande importance à la protection des données à caractère personnel qu’elle traite en tant que responsable du traitement dans le cadre de ses activités, de comptables fiscalistes.
La responsable du traitement des données est Nathalie George, qui est inscrite auprès de l’Institut Professionnel de l’ITAA), sous le numéro d’agrément n° 10.557.438.
Le traitement vise toutes les opérations appliquées aux données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.
La présente a pour objet de fournir aux personnes concernées par ces traitements, les informations requises par la législation relative à la protection des données à caractère personnel en ce compris, le Règlement Général sur le Protection des Données (ou RGPD).
Les données à caractère personnel que nous traitons peuvent vous concerner en tant que client de Service et Gestion, mais aussi en tant que relation d’affaires de nos clients (si vous êtes un fournisseur ou un client de notre client, par exemple), dans ces occurrences nous obtenons vos données par nos clients.
Nous sommes tenus de vous informer, en votre qualité de personne concernée dont nous traitons les données à caractère personnel, de ce qui suit :
De manière générale, la société Service et Gestion traite des données à caractère personnel :
Par ailleurs la société Service et Gestion est aussi amenée à traiter les données qu’elle a collectées auprès de ses clients et appartenant :
Nous collectons uniquement des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités énoncées ci-après.
De manière générale les données suivantes seront collectées et traitées :
La fiduciaire traite les données à caractère personnel que la personne concernée a ou ses proches ont eux-mêmes fournis.
Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des Bilans).
La liste détaillée des données traitées pour chaque finalité est disponible à première demande.
La société Service et Gestion traite les données à caractère personnel pour les finalité décrites ci-dessous :
Nous sommes amenés à traiter vos données afin de réaliser nos obligations contractuelles ou légales ainsi :
Nous pouvons aussi être amenés à traiter vos données, sur pied de notre intérêt légitime ou de celui des tiers avec lesquels nous collaborons, afin de communiquer avec vous via les réseaux sociaux ou par newsletter, notamment pour vous informer de nos activités, publications, formations, événements par la communication des lettres d’information papier et électronique, en ce compris les promotions commerciales. Vous pouvez à tout moment vous désinscrire de ces listes.
La liste précise reprenant les différentes finalités est disponible à première demande.
Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des organisations ou des entités dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services pour le compte et sous le contrôle du responsable est requise aux fins précitées, la fiduciaire ne transmettra pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre, ni ne les vendra, les louera ou les échangera avec une quelconque organisation ou entité, à moins que vous n’en ayez été informé(e) au préalable et que vous ayez explicitement donné votre consentement.
Nous vous informons que la fiduciaire fait appel à des tiers prestataires de services, tels que :
La fiduciaire peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens de la fiduciaire, de ses clients, de son site Internet et/ou de vous-même. Dès lors, elle est amenée à partager vos données avec des organismes qui accordent des subsides, à l’ITAA, l’administration fiscale et sociale, les guichets d’entreprise.
Le traitement n’implique aucun transfert de données à caractère personnel vers un pays non-membre de l’Espace Économique Européen.
Vos données seront conservées durant toute la durée de notre relation contractuelle et ensuite tant que la loi nous l’impose, et ce, en vue de répondre à nos obligations légales, notamment ordinales, fiscales et comptables. Au-delà de ce délai, vos données seront détruites.
Conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, ces données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle avec le client ou à compter de la date d’une opération occasionnelle.
Les différentes données relatives à la tenue des documents comptables de la fiduciaire doivent être conservées pendant 10 ans à compter du 1 janvier de l’année qui suit la clôture.
Les données du personnel sont conservées pendant 5 ans à partir du dernier jour sous contrat.
Une liste complète est accessible à première demande.
La société Service et Gestion donne suite aux demandes des personnes concernées à moins qu’elle puisse démontrer qu’elle n’est pas en mesure d’identifier la personne concernée, ou que le moyen de l’identifier (moyen mis en place) est disproportionné, ou encore si la demande ne respecte pas le secret professionnel ou encore qu’une disposition légale en Belgique lui interdit de la faire.
Dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à dater de la réception de la demande, la société Service et Gestion répondra à celle-ci. Ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité à répondre à la demande. Dans ce cas, la société Service et Gestion informera la personne concernée de la prolongation et du motif la justifiant.
La réponse sera faite par voie électronique à moins que la personne concernée ne demande qu’il en soit autrement. 5
Les demandes formulées en vertu du présent article sont gratuites sauf lorsque la demande est infondée ou excessive, notamment en raison de leur caractère répétitif. Dans ce cas, un paiement pourra être exigé en tenant compte des coûts administratifs liés à cette demande.
Lorsqu’un doute raisonnable quant à l’identité de la personne concernée existe, des informations supplémentaires peuvent être demandées pour confirmer l’identité de celle-ci.
Il convient de signaler qu’en application de l’article 65 de la loi du 18 septembre 2017, les personnes concernées par le traitement des données à caractère personnel en application de ladite loi ne bénéficient pas du droit d’accès et de rectification de leurs données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité.
Pour l’application de vos droits vous pouvez prendre contact avec la société Service et Gestion via l’adresse mail serges@serges.be
Vos droits sont les suivants :
www.autoriteprotectiondonnees.be/
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles 6
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Courriel : contact@apd-gba.be
La société Service et Gestion notifie à chaque destinataire que la personne concernée a fait une demande de rectification, d’effacement ou de limitation, à moins que cette communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. La société Service et Gestion fournira des informations sur ces destinataires si une demande est faite.
Aucune donnée n’est traitée de manière automatisée, y compris le profilage.
Toutes les mesures nécessaires sont prises pour assurer la sécurité de vos données personnelles :
L’accès aux données personnelles est strictement réservé à nos salariés et sous-traitants qui ont besoin d’y accéder afin de les traiter au nom de la fiduciaire. Ces personnes sont soumises à de strictes obligations de confidentialité et peuvent faire l’objet de sanctions en cas de manquement à ces obligations.
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Nous pouvons à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de protection des données et de la vie privée. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur nos sites internet.
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